Quy trình & Thủ tục tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp

Tổ chức hội chợ triển lãm là một sự kiện không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc xúc tiến bán hàng và tăng doanh thu. Đây là cơ hội vàng để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến đông đảo khách hàng tiềm năng và xây dựng mối quan hệ với đối tác. Để hội chợ triển lãm diễn ra thành công, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết, khoa học và phải có kinh nghiệm trong việc xin cấp phép, đảm bảo mọi thủ tục pháp lý được hoàn thành một cách suôn sẻ.  

Hội chợ triển lãm là gì?

Hội chợ triển lãm là sự kiện thương mại đặc biệt diễn ra trong thời gian giới hạn tại một địa điểm cụ thể. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp trưng bày hàng hóa và dịch vụ nhằm thu hút khách tham quan và đối tác tiềm năng. Thông qua tổ chức hội chợ triển lãm, các thương nhân có thể giao lưu, tìm kiếm cơ hội mua bán và ký kết hợp đồng kinh doanh.

Hiện nay, tại Việt Nam, hội chợ triển lãm có bốn dạng phổ biến:

• Hội chợ triển lãm của doanh nghiệp Việt Nam dành cho các công ty trong nước đã đăng ký kinh doanh tại Việt Nam.
• Hội chợ triển lãm của doanh nghiệp nước ngoài dành cho các doanh nghiệp quốc tế đã có giấy phép kinh doanh tại Việt Nam.
• Hội chợ triển lãm của doanh nghiệp quốc tế chưa đăng ký kinh doanh tại Việt Nam để dò thị trường và tìm kiếm cơ hội đầu tư.
• Hội chợ triển lãm kết hợp các nhóm doanh nghiệp trong nước và quốc tế.

Quy trình tổ chức hội chợ triển lãm từ A – Z 

Hội chợ triển lãm không chỉ là cơ hội tuyệt vời để các doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mà còn là nền tảng để kết nối với khách hàng và mở rộng mạng lưới kinh doanh. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra thành công đòi hỏi phải có một quy trình tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp, từ việc xây dựng ý tưởng đến công tác hậu cần và truyền thông.

Xây dựng nội dung và ý tưởng tổ chức hội chợ triển lãm

Để tổ chức một hội chợ triển lãm thành công, bước đầu tiên là xác định ý tưởng và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Ý tưởng này phải mới mẻ, độc đáo và đồng thời phù hợp với định hướng và mục tiêu của sự kiện. Nội dung cốt lõi này sẽ là kim chỉ nam cho toàn bộ sự kiện, giúp thu hút khách hàng và tạo dấu ấn mạnh mẽ.

Xác định thời gian và địa điểm sự kiện triển lãm 

Thời gian và địa điểm là yếu tố then chốt trong việc tổ chức hội chợ triển lãm. Sự kiện thường diễn ra vào cuối tuần để thu hút lượng khách tham gia đông đảo. Địa điểm lý tưởng thường là các khu vực trung tâm, có không gian rộng rãi và dễ tiếp cận, phù hợp với quy mô và mục tiêu của sự kiện.

Xác định số lượng doanh nghiệp 

Số lượng doanh nghiệp tham gia sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quy mô và chất lượng của hội chợ triển lãm. Mỗi doanh nghiệp sẽ có cơ hội trưng bày sản phẩm và dịch vụ của mình, từ đó tăng khả năng tiếp cận khách hàng. Việc xác định số lượng này cần phải dựa trên mục tiêu và tính chất của sự kiện, đồng thời đảm bảo sự đa dạng và hấp dẫn cho khách tham quan.

Lên ngân sách và kế hoạch tổ chức sự kiện 

Sau khi đã có ý tưởng và xác định các yếu tố quan trọng, bước tiếp theo là lập kế hoạch chi tiết và dự trù ngân sách. Doanh nghiệp cần có một bản kế hoạch rõ ràng, bao gồm tất cả các hoạt động và chi phí dự kiến. Ngoài ra, cần có ngân sách dự phòng để đối phó với các tình huống phát sinh, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Xin giấy phép tổ chức  

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần xin giấy phép tổ chức từ các cơ quan chức năng. Giấy phép này không chỉ giúp kiểm soát các hoạt động trong sự kiện mà còn bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp về mặt pháp lý và bản quyền.

Chuẩn bị công tác hậu cần

Công tác hậu cần bao gồm chuẩn bị trang thiết bị, dựng gian hàng và trưng bày sản phẩm. Đây là bước cần thực hiện ít nhất một ngày trước khi sự kiện diễn ra. Đơn vị tổ chức cần kiểm tra kỹ lưỡng mọi công đoạn để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt hay hư hỏng thiết bị, sản phẩm được trưng bày đúng quy trình và đẹp mắt.

Đặc biệt, một gian hàng thu hút và bắt mắt là yếu tố then chốt để gây ấn tượng với khách tham quan tại hội chợ triển lãm. AVICOM là đơn vị uy tín chuyên thiết kế và thi công gian hàng triển lãm với những ý tưởng sáng tạo, độc đáo, không chỉ bắt mắt mà còn phản ánh đúng thương hiệu và giá trị của doanh nghiệp. 

Truyền thông thời gian trước, trong và sau sự kiện

Hoạt động truyền thông đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút khách tham quan:

• Trước sự kiện: Tạo sự quan tâm và tò mò từ phía khách hàng thông qua các chiến dịch quảng cáo và PR.
• Trong sự kiện: Tăng lượt khách tham dự và cập nhật nhanh chóng những khoảnh khắc đáng nhớ của sự kiện.
• Sau sự kiện: Tri ân khách hàng, doanh nghiệp và nhà tài trợ, đồng thời tăng cường nhận diện thương hiệu qua các hoạt động truyền thông hậu kỳ.

Thủ tục đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm chi tiết 

Đăng ký tổ chức hội chợ là bước quan trọng nhằm đảm bảo mọi sự kiện diễn ra đúng quy trình và tuân thủ các quy định pháp luật. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, quý doanh nghiệp có thể tham khảo các bước thực hiện dưới đây:

Hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm

Theo quy định tại khoản 5, Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký gian hàng hội chợ cần bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đăng ký tổ chức hội chợ thương mại theo Mẫu số 10 Phụ lục kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP.
• Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định thành lập hoặc các tài liệu pháp lý tương tự.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến hội chợ triển lãm như:

• Tên và địa chỉ của tổ chức chịu trách nhiệm.
• Tên và chương trình của sự kiện triển lãm.
• Vị trí và lịch trình tổ chức.
• Quy mô ước tính và số lượng công ty tham dự.
• Các bước nộp hồ sơ đăng ký

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp theo các cách sau:

• .Nộp trực tiếp tại văn phòng của cơ quan quản lý có thẩm quyền.
• Gửi hồ sơ qua đường bưu điện tới cơ quan quản lý có thẩm quyền.
• Đăng ký trực tuyến thông qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký

Theo khoản 2 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, đơn vị tiếp nhận hồ sơ đăng ký tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm:

• Bộ Công Thương: Đối với hội chợ thương mại nước ngoài.
• Sở Công Thương: Đối với hội chợ triển lãm thương mại trong nước.

Thời hạn đăng ký và xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền

• Hội chợ triển lãm thương mại tại nước ngoài: 45 ngày trước khi tổ chức.
• Hội chợ triển lãm thương mại trong nước: 30 ngày trước khi tổ chức.
• Trong vòng 07 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xác nhận và thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp đăng ký bán hội chợ.

Một số lưu ý cần biết khi tổ chức hội chợ

Theo quy định tại khoản 8 Điều 29 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, nếu có từ hai doanh nghiệp trở lên có cùng tên, nội dung, thời gian và địa điểm đăng ký gian hàng hội chợ, cơ quan có thẩm quyền sẽ tổ chức hiệp thương để chọn ra đơn vị được phép tổ chức.

Trong trường hợp hiệp thương không đạt kết quả, cơ quan chức năng sẽ căn cứ vào các tiêu chí sau để quyết định:

• Kết quả của các hội chợ triển lãm đã từng thực hiện: Những thành công và thành tựu trước đây của đơn vị tổ chức sẽ là yếu tố quan trọng.
• Năng lực và kinh nghiệm: Sự chuyên nghiệp, uy tín và kinh nghiệm của đơn vị tổ chức hội chợ là tiêu chí then chốt.
• Đánh giá của tổ chức hiệp hội: Sự nhận xét và đánh giá từ các tổ chức hiệp hội ngành hàng liên quan cũng góp phần quyết định.

Kết luận

Tóm lại, tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận và mở rộng mạng lưới khách hàng mà còn nâng cao uy tín và hình ảnh thương hiệu. Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đây giúp quý khách tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm thành công, tốt đẹp! Nếu bạn có nhu cầu tư vấn và nhận báo giá thiết kế gian hàng triển lãm, hãy liên hệ với công ty thiết kế triển lãm uy tín – AVICOM ngay hôm nay!