Trong nền kinh tế hiện đại hóa đơn thương mại đóng một vai trò quan trọng trong việc ghi nhận giao dịch mua bán. Hóa đơn thương mại không chỉ là một tài liệu chứng từ pháp lý mà còn mang trong mình nhiều ưu điểm quan trọng. Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu hóa đơn thương mại là gì và tại sao nó lại quan trọng.
Mục Lục
Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu pháp lý được sử dụng trong quá trình mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa người bán và người mua. Đây là bằng chứng thỏa thuận giữa hai bên về số lượng, chất lượng và giá cả của hàng hóa hoặc dịch vụ. Chính vì vậy hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và ghi nhận các giao dịch thương mại.
Hóa đơn thương mại thường chứa thông tin chi tiết về các bên tham gia giao dịch, mô tả rõ ràng về hàng hóa hoặc dịch vụ được giao dịch, thông tin về giá cả và các điều khoản kèm theo cũng như thông tin về thời gian giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Nó còn có thể chứa các thông tin về phương thức thanh toán, thuế và các điều khoản liên quan đến việc hủy bỏ đơn hàng.
Bên cạnh đó, hóa đơn thương mại không chỉ là một phần quan trọng của quy trình kinh doanh, mà còn có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai. Hóa đơn thương mại là tài liệu giúp người bán và người mua minh chứng rằng liệu đơn hàng có được thực hiện đúng với thỏa thuận ban đầu hay không.
***Tham khảo thêm: Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến
Chức năng của hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại bao gồm 2 chức năng chính như sau:
Chức năng thanh toán
Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ quan trọng và được luật lệ tại nhiều quốc gia công nhận là văn bản có hiệu lực trong việc xác nhận thanh toán và thu hồi nợ. Đây là chức năng đóng vai trò quan trọng nhất của hóa đơn thương mại trong các giao dịch trong nước và quốc tế.
Để thực hiện được chức năng này, hóa đơn thương mại phải được đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nội dung cần thiết bao gồm tổng giá trị hàng bằng số và chữ, số tiền, đơn vị tiền áp dụng và giá thành từng sản phẩm. Bên cạnh đó tất cả các hóa đơn thương mại đều phải có đầy đủ chữ ký và con dấu xác nhận của các bên liên quan.
Chức năng khai báo hải quan và tính bảo hiểm
Trước khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức được ban hành và áp dụng, tất cả các loại hóa đơn thương mại đều có chức năng khai báo hải quan, kê khai thuế, tính tiền bảo hiểm,… Tuy nhiên khi Nghị định bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/07/2022, đối với các hoạt động mua bán trong nước chỉ còn loại hóa đơn thương mại là giữ được chức năng này. Đối với các hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn thương mại để hỗ trợ hoạt động thông quan, kê khai thuế,…
Nội dung của hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại giữa người bán và người mua hàng hóa hoặc dịch vụ. Dưới đây là một số nội dung cơ bản cần có trong hóa đơn thương mại:
Thông tin của hai bên
Hóa đơn thương mại cần cung cấp thông tin đầy đủ về người bán và người mua, bao gồm tên công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ như email, số điện thoại và fax.
Thông tin hóa đơn
Hóa đơn cần có số hóa đơn duy nhất để xác định và theo dõi. Bên cạnh đso hóa đơn thương mại cũng phải có ngày tạo hóa đơn và ngày thực hiện giao dịch.
Các điều khoản đi kèm
Hóa đơn thương mại cần nêu rõ các điều khoản thỏa thuận như số lượng hàng hóa, giá bán, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển,…
Thông tin về kiện hàng
Hóa đơn thường cung cấp thông tin về các mặt hàng được giao dịch, bao gồm mô tả chi tiết, số lượng, đơn giá và tổng cộng tiền hàng.
Thời điểm phát hành
Hóa đơn thương mại cần ghi rõ ngày và thời điểm mà hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao dịch hoặc hoàn thành.
Thông tin trên hóa đơn thương mại cần phải thống nhất với các chứng từ khác trong quá trình giao dịch, như hợp đồng mua bán hay danh sách vận chuyển, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch thương mại.
Một vài lưu ý về hóa đơn thương mại
- Người phát hành và người hưởng lợi: Hóa đơn thương mại phải được phát hành bởi người thụ hưởng và được lập bởi người hưởng lợi, người đã được xác định rõ trong hợp đồng thương mại và thư tín dụng (LC). Người ký tên trong hóa đơn cần phải được ghi rõ danh tính và vị trí liên quan trong giao dịch.
- Đối tượng của hóa đơn: Hóa đơn thương mại được lập cho người mua hàng. Điều này đảm bảo rằng người nhận hóa đơn có thể xác minh và kiểm tra thông tin liên quan đến giao dịch thương mại.
- Số lượng bản hóa đơn: Số lượng bản hóa đơn cần được lập theo yêu cầu của thư tín dụng (LC) hoặc các quy định pháp lý khác. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan có đủ thông tin cần thiết về giao dịch.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn thương mại cần chứa đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, giá cả, các điều kiện giao hàng và thanh toán, mã số thuế và các thông tin liên quan khác. Nội dung này cần phải chính xác và rõ ràng để tránh hiểu nhầm và tranh chấp sau này.
- Quy định pháp lý và quy tắc thương mại: Việc lập và sử dụng hóa đơn thương mại phải tuân thủ các quy định pháp lý và quy tắc thương mại liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và tài chính không mong muốn.
***Tìm hiểu thêm: Dịch vụ chuyển thư hỏa tốc tại Cat Carry
Tổng kết
Hiện nay hóa đơn thương mại đóng một vai trò quan trọng trong việc thể hiện giao dịch mua bán và đảm bảo tính minh bạch. Việc tạo hóa đơn thương mại chất lượng không chỉ giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng được ghi lại một cách đầy đủ và chính xác, mà còn giúp tiếp tục duy trì quản lý tài chính hiệu quả và tránh các tranh chấp sau này. Hy vọng bài viết phía trên đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhằm giải đáp thắc mắc hóa đơn thương mại là gì.
Để lại một phản hồi