Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Điểm khác nhau giữa 2 hình thức

Hội thảo là gì? Hội nghị là gì? Hai hình thức này giống hay khác nhau là vấn đề được khá nhiều người quan tâm. Mặc dù các chương trình hội thảo vẫn thường diễn ra nhưng không phải ai cũng thật sự hiểu rõ về khái niệm hội thảo là gì. Bên cạnh đó còn có nhiều người nhầm lẫn với khái niệm của hội nghị, khiến công tác chuẩn bị, tổ chức gặp nhiều khó khăn và không đúng với bản chất của sự kiện.

Điều này vô tình khiến doanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt các đối tác, khách mời cũng như khán giả theo dõi. Hãy cùng AN Media tham khảo bài viết sau để hiểu rõ hơn về hai hình thức này!

Khái niệm hội thảo là gì?

Hội thảo được hiểu là cuộc gặp mặt của một nhóm người (thường là các chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó) có cùng mối quan tâm về một vấn đề hay chuyên đề cần bàn luận tại một địa điểm, thời gian nhất định.

Hội thảo thường tập trung vào một vấn đề tồn tại, tiến bộ hoặc phát kiến mới trong lĩnh vực. Các khách mời sẽ được hỏi những câu hỏi gợi mở và chia sẻ, trình bày quan điểm và các thông tin chuyên môn họ đã thu thập, lĩnh hội được.

Hội thảo thường tập trung vào một vấn đề tồn tại, tiến bộ hoặc phát kiến mới trong lĩnh vực

Hội thảo thường bao gồm màn hình, sân khấu, bàn ghế cho khách mời, người dẫn chương trình, bên dưới là chỗ ngồi của khán giả. Hội thảo có thể được tổ chức trong hội trường, đại sảnh của một tòa nhà nào đó hoặc ngoài trời.

Với sự phát triển của khoa học, công nghệ và ảnh hưởng lớn từ đại dịch COVID-19 đã khiến hình thức tổ chức hội thảo thay đổi hoàn toàn. Các hội thảo trực tuyến bắt đầu được ưa chuộng hơn vì giải quyết được vấn đề không gian, địa điểm tổ chức. Mọi khách mời, đối tác hay các diễn giả có thể ở bất kỳ đâu, thậm chí ở nước ngoài cũng có thể gặp nhau để chia sẻ.

Tuy nhiên, bên cạnh những điểm mạnh thì điểm hạn chế của hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến đó là mọi người sẽ thiếu sự tương tác trực tiếp. Người tham gia có thể bị phân tâm bởi nhiều mối quan tâm xung quanh hoặc đôi khi chuyển sang một màn hình khác để làm việc riêng, check mail,… Điều này khiến họ có thể bị lỡ mất một vài điểm quan trọng của buổi hội thảo.

Ngoài ra, việc ngồi theo dõi hội thảo trong không gian chỉ có 1 mình mà không thể bàn luận, trao đổi trực tiếp với ai đó cũng khiến nhiều người tham gia cảm thấy nhàm chán.

Chính vì vậy, khi đại dịch COVID-19 được bình thường hóa thì các buổi hội thảo offline vẫn tiếp tục được tổ chức song song với online nhằm truyền tải thông điệp, thông tin đến nhiều người nhất có thể.

Xem ngay: Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến (webinar) chuyên nghiệp | AN Media

Khái niệm hội nghị là gì?

Hội nghị được hiểu là một cuộc họp có sự sắp xếp và tổ chức bài bản nhằm mục đích tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định để đưa ra phương án, đường lối hoạt động trong tương lai.

Hội nghị thường được tổ chức một cách trang trọng, nghiêm trang và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc nhìn nhận những khuyết điểm và tìm kiếm hướng phát triển phù hợp cho doanh nghiệp.

Hội nghị cũng có thể được tổ chức theo hình thức online tương tự như hội thảo.

Hội nghị được hiểu là một cuộc họp có sự sắp xếp và tổ chức bài bản nhằm mục đích tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Điểm khác nhau cơ bản giữa hội nghị hội thảo

Sau khi tìm hiểu về khái niệm hội thảo là gì, hội nghị là gì thì có thể thấy, hội nghị mang tính nghiêm trang, nghiêm túc hơn và chủ đề thường xoay quanh việc tổng kết số liệu, tình hình hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức trong một giai đoạn, sau đó rút kinh nghiệm và tìm kiếm giải pháp. Trong khi đó, mục đích tổ chức hội thảo là làm sáng tỏ các nguyên nhân, lý do, cơ sở hình thành, phát kiến mới xoay quanh một vấn đề nhất định.

Người tham gia chương trình hội thảo có thể đa dạng từ nhiều ngành, lĩnh vực khác nhau miễn là có quan tâm đến vấn đề được bàn đến. Khán giả của hội nghị thì chỉ những ai tham gia dự án, làm việc trong doanh nghiệp, tổ chức mới quan tâm.

Các hình thức chương trình hội thảo phổ biến

Có 3 hình thức tổ chức hội thảo phổ biến đó là chia sẻ kinh nghiệm, giới thiệu sản phẩm và chuyên ngành

Bên cạnh khái niệm hội thảo là gì thì các hình thức tổ chức phổ biến cũng được nhiều người quan tâm. Một số hình thức tổ chức hội thảo phổ biến có thể kể đến như:

• Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thực hiện nhằm chia sẻ những kinh nghiệm làm việc, kiến thức chuyên ngành nhằm nâng cao năng lực của nhân viên. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo chia sẻ kinh nghiệm cho đối tác, khách hàng nhằm trao đổi phương thức kinh doanh hoặc kiến thức mới trong cuộc sống.
• Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Giới thiệu sản phẩm bằng việc tổ chức hội thảo được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Hội thảo giới thiệu sản phẩm mới sẽ nói về các thông tin liên quan đến sản phẩm nhằm giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm, từ đó quảng bá thông tin, hình ảnh của doanh nghiệp rộng rãi hơn.
• Hội thảo chuyên ngành: Đây là hội thảo thường có sự tập trung chính vào một vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn nào đó. Những người tham gia hội thảo chuyên ngành thường là các chuyên gia và những ai có liên quan hoặc quan tâm về lĩnh vực, ngành nghề đó.

Các hình thức chương trình hội nghị phổ biến

Có 3 hình thức tổ chức hội nghị phổ biến đó là tổng kết cuối năm, hợp tác đầu tư và phát triển, hội nghị khách hàng

Một số hình thức tổ chức hội nghị phổ biến hiện nay có thể kể đến như:

• Tổng kết cuối năm: Hội nghị tổng kết cuối năm thường được các doanh nghiệp đầu tư tổ chức vào dịp cuối năm nhằm nhìn lại các hoạt động, thành quả mà doanh nghiệp đã đạt được trong năm qua. Bên cạnh đó là rút ra những khuyết điểm, kinh nghiệm và đưa ra đường lối hoạt động mới phù hợp hơn, nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển trong tương lai.
• Hợp tác đầu tư và phát triển: Hình thức hội nghị đầu tư và phát triển thường tập trung vào một dự án tiềm năng, mọi người sẽ tập trung phân tích các vấn đề liên quan nhằm thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
• Hội nghị khách hàng: Đi kèm với hội nghị tổng kết nội bộ cuối năm thì các doanh nghiệp cũng tổ chức hội nghị khách hàng để bày tỏ lòng tri ân đến với khách hàng cũng như đối tác đã ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó, đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thu thập ý kiến khách hàng, nhận những phản hồi hoặc trả lời các câu hỏi liên quan để đem đến những sản phẩm tối ưu hơn trong tương lai.

Quy trình tổ chức hội thảo thành công

Quy trình tổ chức hội thảo thường được thực hiện qua 7 bước chuẩn bị

Quy trình tổ chức hội thảo thường được thực hiện qua 7 bước chuẩn bị khá đơn giản, cụ thể như sau:

• Bước 1: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, mục đích của buổi hội thảo, hình thức tổ chức cũng như lên danh sách các thành phần, khách mời.
• Bước 2: Lên nội dung dẫn chương trình cho MC và một số câu hỏi gợi mở cho khách mời xoay quanh chủ đề mà hội thảo muốn truyền tải.
• Bước 3: Xác định địa điểm tổ chức hội thảo là gì trước khi thiết kế các ấn phẩm, thư mời gửi đến diễn giả, khách mời. Ban tổ chức nên lựa chọn các địa điểm thuận lợi trong việc di chuyển, tìm kiếm, có chỗ đậu xe, không gian rộng lớn,… để phù hợp với tính chất của buổi hội thảo và thể hiện sự chuyên nghiệp.
• Bước 4: Thuê sân khấu sự kiện, thiết kế phông nền, background, bàn ghế ngồi cho diễn giả, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, chỗ ngồi cho khán giả, bàn ăn nếu có chiêu đãi tiệc.

>> Tìm hiểu đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện, cho thuê bàn ghế sự kiện – CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN TRUYỀN THÔNG AN
tại đây!

• Bước 5: Chuẩn bị các thiết bị, vật dụng cần thiết theo yêu cầu của diễn giả để buổi hội thảo diễn ra một cách tốt nhất.
• Bước 6: Thiết kế thư mời, ấn phẩm truyền thông để quảng bá hội thảo đến nhiều người biết hơn.
• Bước 7: Tổ chức hội thảo.

Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo

Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo thường diễn ra theo một trình tự như sau:

• Khách mời ổn định chỗ ngồi, MC lên sân khấu và giới thiệu sơ lược về chương trình hội nghị, hội thảo là gì. Sau đó giới thiệu về thành phần tham gia và tuyên bố mục tiêu, lý do diễn ra của buổi hội thảo, hội nghị.
• MC mời đại diện ban tổ chức, chủ doanh nghiệp lên phát biểu và thực hiện nghi thức khai mạc chương trình.
• MC hoặc đại diện ban tổ chức sẽ tương tác với các diễn giả để giải quyết các vấn đề liên quan đến chủ đề của hội thảo. Tùy thuộc vào hình thức tổ chức mà hội thảo sẽ diễn ra với những nội dung khác nhau, tuy nhiên vẫn bám sát theo kịch bản chương trình chuẩn.
• Giữa các phần của hội thảo sẽ được xen kẽ những tiết mục văn nghệ như diễn kịch, múa, hát để tránh làm khán giả bị nhàm chán và phân tâm.
• Sau khi kết thúc buổi nói chuyện và các diễn giả đã trả lời hết các câu hỏi, thắc mắc của khán giả thì đại diện ban tổ chức hoặc đại diện khách mời lên phát biểu và thực hiện nghi thức bế mạc chương trình.
• MC tuyên bố kết thúc chương trình.

Kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo tham khảo gồm 6 phần chính

Trang phục dự hội thảo và hội nghị như thế nào?

Hội thảo và hội nghị tuy mang tính chất, mục đích khác nhau nhưng có một điểm chung đó là yêu cầu sự chỉn chu, chuyên nghiệp mà ban tổ chức dành cho đối tác, khách hàng. Chính vì vậy, trang phục phù hợp nhất cho các sự kiện này nên là trang phục công sở như áo sơ mi, áo vest, nam quần tây, nữ chân váy ôm hoặc Juyp công sở.

Trang phục để dự hội nghị, hội thảo là gì không quá quan trọng, chỉ cần mặc những gì lịch sự và cảm thấy thoải mái nhất là được.

Qua bài viết trên, chắc hẳn doanh nghiệp cũng đã hiểu rõ về hội thảo là gì, hội nghị là gì và cách phân biệt hai loại hình sự kiện này. Việc xác định rõ hội thảo hay hội nghị giúp doanh nghiệp thể hiện đúng mục tiêu truyền tải nội dung đến khách hàng. Tuy nhiên, để tổ chức được một buổi hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp, chỉn chu, tiết kiệm thời gian nhất thì doanh nghiệp có thể liên hệ đến AN Media để được tư vấn chi tiết nhất!