Yếu tố then chốt để cấu thành nên một doanh nghiệp không thể không kể đến đó là nguồn nhân lực. Một doanh nghiệp thành công hay thất bại cũng phụ thuộc vào nhân lực rất nhiều. Đoàn tàu đi nhanh và đúng hướng nhờ đầu tàu thôi là chưa đủ mà cần thắt chặt và quản lý các toa tàu để cả đoàn tàu về đích. Hiện nay trong doanh nghiệp, để quản lý nguồn nhân lực đã có phần mềm HRIS hỗ trợ rất thuận tiện và hiệu quả. Hãy cùng fast.com.vn tìm hiểu sâu hơn về khái niệm HRIS là gì nhé!
Mục Lục
Vậy HRIS là gì?
Khái niệm
HRIS là viết tắt của cụm từ Human Resource Information System (hệ thống quản lý thông tin nhân lực). Đúng theo tên gọi của nó, là một hệ thống được thiết kế ra nhằm thu thập và nắm giữ toàn bộ thông tin của nhân sự trong doanh nghiệp hay tổ chức.
Chức năng của hệ thống
- Lưu trữ cơ sở dữ liệu, thông tin cá nhân của nhân sự
- Quản lý tiền lương, phúc lợi
- Theo dõi quản lý thời gian và chấm công
- Tính lương theo giờ làm việc của nhân sự đã được ghi chép trong hệ thống chính xác
- Quản lý và đánh giá hiệu suất
- Thu thập dữ liệu tuyển dụng các ứng viên, sàng lọc và hệ thống đào tạo ứng viên mới
- Lập kế hoạch và quản lý ngắn hạn
Lợi ích của phần mềm
- Khi sử dụng HRIS việc quản lý thông tin nhân sự sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. Tra cứu thông tin chỉ qua một cú click chuột. Bổ sung, chỉnh sửa thông tin cũng rất đơn giản giảm thiểu rủi ro sai sót, nhầm lẫn.
- HRIS cho phép nhiều thông tin của nhân sự được lưu trữ cùng một hệ thống, mã hóa và xử lý tự động. Nhờ có hệ thống thông minh có thể tiết kiệm thời gian lao động, tăng hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự hơn.
- Bỏ qua các giấy tờ rườm rà trước đây, giờ đây mọi thông tin dữ liệu đều được lưu trữ tại ở cứng giảm thiểu rủi ro mất thông tin. Việc chấm công, xử lý tiền lương dễ dàng, chính xác tuyệt đối
- Chỉ cần vài thao tác đơn giản, chúng ta đã có thể chuyển các dữ liệu sang một file theo từng mục giúp cho việc tra cứu, xử lý thuận tiện hơn. Việc đọc số liệu để tiền hành báo cáo không còn là vấn đề nan giải nữa
- Thay vì như quy cũ cấp trên sẽ truyền tải thông tin đến từng phòng ban, rồi từ phòng ban gửi xuống các nhân sự, giờ đây công đoạn này đã được lược bỏ. Ngay trên hệ thống quản lý thông tin nhân sự có tất cả thông tin mà cấp trên muốn diễn đạt, mọi nhận sự sẽ dễ nắm bắt và theo dõi hơn.
Có thể bạn nên biết: Kế toán quản trị là gì? Vai trò của kế toán quản trị trong doanh nghiệp
Lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp cho doanh nghiệp
Dấu hiệu cho thấy bạn cần hệ thống HRIS
- Chưa có sự liên kết giữa các hệ thống
Trong môi trường đa nhiệm của doanh nghiệp có rất nhiều quy trình khác nhau, mỗi quy trình đòi hỏi những khâu quản lý và giải pháp khác nhau. Nếu khồn có chung một hệ thống để liên kết các nhiệm vụ lại với nhau khâu quản lý nhân sự sẽ bị đứt gãy, doanh nghiệp bạn sẽ dễ đi vào bế tắc.
- Những bản tính không đáp ứng các thuật toán cần thiết
Hầu hết các doanh nghiệp vẫn lựa chọn các phần mềm như Excel hay Google sheet, việc này lâu dài với một khối thông tin khổng lồ sẽ dễ bị quá tải và mất kiểm soát. Cần một hệ thống có bảo mật tốt hơn, chứa được nhiều dữ liệu hơn và có thao tác các thuật toán dễ dàng.
- Cần một báo cáo chính xác
Một hệ thống HRIS thông minh sẽ tự động mã hóa tất cả thông tin và dữ liệu thành những nền tảng báo cáo tùy chỉnh tự động, hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện hơn.
Các bước lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp
Bước 1: Tìm hiểu và nâng cao kiến thức về hệ thống HRIS. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được yêu cầu chi tiết và sát với hiện trạng thực tế của doanh nghiệp nhất.
Bước 2: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ HRIS khác nhau để tìm được một doanh nghiệp có hệ thống phù hợp với doanh nghiệp của bạn là điều quan trọng nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn của doanh nghiệp sẽ có những hệ thống HRIS phù hợp trong chiến lược ngắn hạn hay dài hạn.
Bước 3: Xác định ngân sách phù hợp. Doanh nghiệp bạn có thể mua phần mềm trọn gói hoặc thuê phần mềm để demo trước.
Bước 4: Tìm kiếm và đàm phán với nhà cung cấp. Nên có những thỏa thuẩn nhất định và phải lựa chọn những nhà cung cấp, hệ thống HRIS phù hợp với doanh nghiệp mình.
Bước 5: Ra quyết định. Nếu ở các bước trên các bạn đã liệt kê các yếu tố và xem xét chung thì ở bước này chắc chắn bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định.
Xem thêm: Erp là gì? Phần mềm Erp tốt nhất hiện nay
Giờ đây việc quản lý nguồn nhân sự nhờ hệ thống HRIS trở nên dễ dàng và thuận tiện cho doanh nghiệp. Tầm quan trọng của hệ thống trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được đề cao và là sự lựa chọn hàng đầu thay thế cho những cách thức thủ công. Sự quản lý chặt chẽ và có hệ thống sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tối thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý nguồn tài nguyên thông tin.
Đừng quên tham khảo ngay và cập nhật những thông tin mới nhất tại fast.com.vn.
Để lại một phản hồi