Văn phòng ảo đang dần trở nên phổ biến hơn và được nhiều khách hàng lựa chọn để đăng ký địa chỉ doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo làm khu vực làm việc cho nhân viên làm việc từ xa. Vậy thực chất văn phòng ảo là gì? Đặc điểm của loại hình cho thuê văn phòng này là gì? Ai là đối tượng phù hợp sử dụng dịch vụ này? Cùng tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây!
Mục Lục
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng. Loại hình văn phòng này cung cấp đầy đủ các tiện ích như một văn phòng truyền thống, được sử dụng bởi nhiều doanh nghiệp khác nhau. Cách thức hoạt động của Virtual Office tương tự như một văn phòng giao dịch, nơi doanh nghiệp có thể gặp gỡ các đối tác, khách hàng cũng như tiếp nhận thư từ, bưu phẩm.
Đặc điểm của hình thức văn phòng ảo
- Văn phòng ảo là hình thức văn phòng cho phép doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính. Tuy nhiên, không gian văn phòng lại được dùng chung cho tất cả mọi người.
- Văn phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị để phục vụ hoạt động văn phòng như: bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, máy fax, wifi, điện, nước,…
- Hệ thống phòng họp chuyên nghiệp, hiện đại – nơi đón tiếp khách hàng, đối tác.
- Văn phòng ảo thường được đặt ở các vị trí đắc địa, trong các tòa nhà cao ốc, giao thông thuận lợi.
- Có đội ngũ lễ tân, nhân viên chuyên nghiệp, giúp tiếp đón khách hàng/đối tác hoặc tiếp nhận thông tin nhanh chóng, hiệu quả.
Đối tượng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Vậy ai là đối tượng phù hợp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo? Đó có thể là:
- Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có tiềm lực kinh tế còn hạn chế, muốn tối ưu chi phí để đầu tư vào các chiến lược phát triển khác.
- Các doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng thị trường kinh doanh, tận dụng hình thức văn phòng ảo để làm chi nhánh, văn phòng đại diện để thăm dò, nghiên cứu thị trường.
- Các doanh nghiệp nước ngoài đang có nhu cầu xâm nhập thị trường Việt, cần một không gian cho các nhân sự làm việc từ xa.
- Các doanh nghiệp startup vừa mới thành lập, chưa có nhiều vốn đầu tư.
- Các cá nhân, nhóm cá nhân, freelancer đang thực hiện các dự án riêng.
Ưu điểm nổi bật của loại hình cho thuê văn phòng ảo
Tiết kiệm chi phí
Thuê văn phòng ảo là giải pháp tối ưu chi phí, giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực tài chính cho các mục tiêu chiến lược khác. Cụ thể hơn, doanh nghiệp không cần bỏ nhiều chi phí cho việc mua/thuê mặt bằng, thiết kế và xây dựng văn phòng, trang bị nội thất, máy móc phục vụ công việc,… Chỉ với ít chi phí thuê hàng tháng, doanh nghiệp đã có thể sở hữu văn phòng với nhiều tiện ích, hơn thế còn có thể đăng ký làm địa chỉ trụ sở hợp pháp.
Tăng tính chuyên nghiệp
Văn phòng ảo thường được đặt tại các vị trí đắc địa, giao thông thuận tiện. Chính vì thế khi sử dụng hình thức văn phòng này, việc gặp gỡ, trao đổi và giao dịch với các khách hàng, đối tác là cực kỳ dễ dàng. Khách hàng, đối tác cũng sẽ đánh giá cao hơn về tác phong làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp bởi:
- Văn phòng hiện đại, thiết kế đẹp mắt.
- Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, tận tình.
- Vị trí giao thông thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm địa chỉ công ty.
- Khu vực đón tiếp, khu vực phòng họp sang trọng, đầy tiện nghi.
Nhiều tiện ích, tiện nghi
Đầu tư xây dựng văn phòng và mua sắm các trang thiết bị, công cụ, dụng cụ hỗ trợ hoạt động sẽ cần bỏ ra rất nhiều chi phí. Nếu doanh nghiệp chưa có nguồn tài chính quá mạnh, sẽ khó có thể đầu tư xây dựng văn phòng chỉn chu, hiện đại.
Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, khách hàng có thể tận hưởng mọi tiện ích, tiện nghi dịch vụ chỉ với ít chi phí. Bao gồm các đồ dùng, vật dụng văn phòng như: bàn, ghế, tủ hồ sơ, máy lạnh, máy quạt cho đến máy in, máy fax, điện thoại liên lạc,… Từ đó, có thể giảm bớt gánh nặng tài chính cho công ty, đặc biệt các là công ty startup.
Thông tin liên lạc hiệu quả, nhanh chóng
Một trong những tiện ích nổi bật của dịch vụ văn phòng ảo đó chính là hệ thống thông tin liên lạc nhanh chóng, hiệu quả. Tại đây cung cấp đầy đủ các dịch vụ tiếp nhận điện thoại, fax, thư từ, bưu phẩm,… Sau đó chuyển tiếp thông tin nhanh chóng lại cho khách hàng sử dụng dịch vụ. Nhờ đó, quá trình giao tiếp, liên lạc của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.
Lời kết
Văn phòng ảo hiện nay đã trở thành hình thức văn phòng được nhiều khách hàng tin chọn. Điều này có thể lý giải là bởi loại hình văn phòng này sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đọc đã hiểu hơn về hình thức cho thuê văn phòng ảo đang rất thịnh hành hiện nay.
Liên hệ với Long Hau Industrial Park để được tư vấn chi tiết!
Để lại một phản hồi