Kiểm kê tài sản là gì? Tại sao cần phải kiểm kê tài sản

Quá trình kiểm kê tài sản là một trong các công việc mà doanh nghiệp phải thực hiện nhằm nắm bắt số lượng, chất lượng, giá trị và nguồn vốn tài trợ của tài sản.

Vậy các bước trong quy trình kiểm kê tài sản chuẩn nhất là gì? Trong bài viết hôm nay, GSOFT sẽ chia sẻ và hướng dẫn bạn tất cả các bước trong quá trình kiểm kê tài sản, cùng những kiến ​​thức quan trọng về nó.

Kiểm kê tài sản là gì?

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận, đánh giá chất lượng, giá trị tài sản cố định và vốn chủ sở hữu hiện có trong kế toán, đối chiếu, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán.

Một ví dụ kiểm kê tài sản

Doanh nghiệp A yêu cầu kiểm kê số lượng và chất lượng sản phẩm trong kỳ kế toán, bao gồm tồn kho, sản phẩm đã bán, bị trả lại, sản phẩm hư hỏng, v.v. Để lên chiến lược kinh doanh.

Phân loại kiểm kê tài sản

Căn cứ vào phạm vi và thời điểm, kiểm kê tài sản được chia thành hai loại chính:

• Kiểm kê theo phạm vi tài sản và loại tài sản: Kiểm kê từng bộ phận của tài sản và kiểm kê toàn bộ.
• Đếm theo thời gian: Đếm đột xuất và Đếm định kỳ.

Lợi ích của kiểm kê tài sản

• Giúp ghi, nhập, báo cáo số liệu theo tình hình thực tế.
• Không để tài sản của doanh nghiệp bị tham ô, lãng phí, hư hỏng, làm căn cứ vi phạm kỷ luật tài chính, tăng cường trách nhiệm của người quản lý tài sản.
• Giúp lãnh đạo nắm bắt chính xác tài sản hiện có, kiểm kê, hoàn trả tài sản, số lượng và chất lượng quỹ hiện có … Có biện pháp và quyết định tiết kiệm để nâng cao hiệu quả sử dụng.
• Tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức khi thực hiện các phương án đầu tư, mua sắm tài sản và đầu tư vào doanh nghiệp.

Tại sao cần phải kiểm kê tài sản?

– Số liệu trên sổ sách và số liệu thực tế có thể khác nhau (do tài sản bị hư hỏng; thủ quỹ sai sót về chủng loại; tính toán kế toán, ghi chép sai sót, tham ô, trộm cắp, …);

– Chốt sổ nguyên vật liệu, hàng hóa, tài sản trong quá trình kiểm kê và tính giá thành sản phẩm.

– Nắm được hiện trạng nguồn lực của công ty cuối kỳ kế toán.

– Giúp lãnh đạo nắm được chính xác số lượng và chất lượng tài sản hiện có, xác định tài sản ứ đọng, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

– Khi mua bán, sáp nhập, chia tách công ty.

– Khi nhân viên kho và kế toán được điều chuyển.

– Phòng chống tham nhũng, lãng phí và thiệt hại về tài sản.

– Khi ban giám đốc có những yêu cầu đặc biệt về hành chính.

Quy trình kiểm kê tài sản

Quy trình kiểm kê TSCĐ gồm 7 bước chính, được quy định cụ thể như sau: 

Bước 1: Lãnh đạo (giám đốc) xí nghiệp công bố “Quyết định Kiểm kê tài sản cố định”.

Bước 2: Để tổ chức thành lập Ban kiểm kê tài sản cố định của doanh nghiệp, Ban kiểm kê tài sản cố định thường gồm những nhân sự sau:

• Giám đốc (hoặc thủ trưởng đơn vị) chủ trì Ủy ban Kiểm kê,
• Người quản lý các phòng ban, đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản,
• Quản lý tài sản doanh nghiệp
• Kế toán trưởng; Kế toán Tài sản cố định.
• Các thành viên khác cùng tham gia kiểm kê.

Bước 3: Vào cuối năm tài chính hoặc khi cần thiết, Ban kiểm kê tài sản cố định sẽ tiến hành kiểm kê tài sản cố định. 

Bước 4: Thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và lập hồ sơ kiểm kê

Theo số liệu kiểm kê Tài sản cố định thực tế doanh nghiệp nắm được, ban kiểm kê Tài sản cố định tiến hành phân tích tổng hợp tình hình kiểm kê Tài sản cố định, đối chiếu với số liệu của bộ phận quản lý Tài sản cố định và bộ phận kế toán sử dụng tài sản, lập phiếu kiểm kê tài sản cố định phù hợp nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu sau đây Hiển thị đầy đủ: 

• Phản ánh số chênh lệch trên sổ sách kế toán với số lượng và giá trị thực tế của Tài sản cố định,
• Bảng tổng hợp tài sản cố định cần sửa chữa, bảo dưỡng hoặc điều chuyển nội bộ …
• Tóm tắt những Tài sản cố định cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí bảo dưỡng cao, tiêu hao nhiều nhiên liệu và năng lượng, hiệu suất hoạt động thấp hoặc không còn sử dụng …

Bước 5: Nhận xét và đánh giá của Ủy ban Kiểm kê Tài sản Cố định

• Đánh giá chung về tình hình quản lý và sử dụng Tài sản cố định của doanh nghiệp,
• Đối với Tài sản cố định có sự chênh lệch giữa thực tế kiểm kê và sổ sách: tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất giải pháp khắc phục.
• Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp, điều chuyển Tài sản cố định, v.v. Tài sản cố định cần sửa chữa được xác định nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng Tài sản cố định báo cáo.
• Thống kê, phân loại Tài sản cố định, đề xuất thanh lý căn cứ vào nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng Tài sản cố định báo cáo.

Bước 6: Các giải pháp đề xuất và đề xuất: 

• Tư vấn về hệ thống quản lý tài sản cố định nội bộ,
• Đề xuất các mô hình luân chuyển, hồ sơ tài sản giữa các bộ phận,
• Cung cấp bảo trì, bảo hành, bảo trì tài sản,
• Thực hiện các khuyến nghị của biên bản cuộc họp kiểm kê trước đó,
• Thực hiện các bước để đối phó với sự khác biệt về dữ liệu,
• Phân công trách nhiệm thực thi, khắc phục,
• Các khuyến nghị khác theo yêu cầu của ban quản lý doanh nghiệp.

Bước 7: Báo cáo

• Báo cáo kết quả kiểm kê cho chủ tài sản cố định
• Báo cáo kết quả chỉ đạo, quản lý của chủ sở hữu Tài sản cố định cho các bộ phận liên quan.

Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu một giải pháp quản lý tài sản toàn diện, hãy liên hệ với Công ty TNHH Phần Mềm Hoàn Cầu – GSOFT ngay hôm nay để được tư vấn áp dụng các công nghệ 4.0 vào quy trình kiểm kê tài sản doanh nghiệp của bạn.